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RPA,智能財務自動化的最后一公里
發布時間:2019-08-08 8:46:49    瀏覽次數: 390

  在財務共享建設中,業財融合使得財務日常處理的標準化和自動化逐日提升,制證、報表甚至關聯交易開始全面自動化,但集成型平臺仍然存在限制自動化進程的瓶頸,尤其涉及企業集團外部數據交互,比如與銀行、稅務、工商等外部系統的交互,存在接口開發實施難度大、成本高的尷尬境地。AI時代的到來,帶來了新的解決方案,機器人技術通過對人類重復性行為的模擬,解決了業財融合自動化的最后一公里。基于RPA技術的財務機器人,目前主要處于簡單重復行為模擬的發展階段,既不可小視亦無需神化,是一個企業管理平臺自動化操作查漏補缺的重要工具。RPA的實施并非隨便什么樣的企業都可以“拿來主義”,沒有良好的標準化基礎,RPA將缺乏成長的土壤,今天,講一個中鐵四局歷經的“業財融合——財務共享——RPA”的案例。

  一、 關于RPA

  所謂RPA(Robotic Process Automation),即機器人流程自動化,是指通過軟件模擬人在計算機中的操作行為,以自動化的方式實現本來是人工操作軟件完成的業務。RPA可以讓機器自動處理大量重復的、基于規則的流程任務。我們可以通過一個笑話來理解RPA的起源,做管理信息化的同事經常會開個玩笑,A說:“用戶的需求是只點一下鼠標,所有的工作都完成了!”B馬上跳出來反對:“錯!用戶的需求是只需一個眼神兒,所有的工作都完成了!”不得不承認,懶確實是推動技術前進的巨大動力,目前很多智能手機真的有個功能——眼神翻頁,當然實際用過這個功能的人都知道它有多雞肋,因為不僅眼睛疼,而且頭暈……,但對工作自動化的追求、對手工工作全面解放的需求,確實是RPA誕生的原生需求。

  二、 關于集成和RPA的取舍

  智能時代的來臨,已經使手工處理漸行漸遠,尤其是不同系統間數據的傳輸,手工處理工作量大、效率低、質量差、風險高,很多企業一直希望集成在用的每一個信息系統。企業信息系統的集成一直困擾著很多企業信息化專家,尤其是異構系統的集成,制定方案、與不同的開發商溝通、做大量接口、支付大額的集成費用,結果可能還不是很理想。很多人在剛開始接觸RPA的時候,似乎發現了一個萬用集成工具,覺得系統不用做接口了,只要上了RPA,就可以繞過原來的開發商,把需要交互的數據通過機器人從系統A搬到系統B。理論上是可以的,但這里面忽略了兩點,第一,兩個系統業務可能存在規范性差異,在把A系統數據翻譯成B系統數據時,可能數據質量無法滿足要求,這需要兩個系統做數據規劃和融合改造才能成功;第二,系統集成的目的如果是業財融合,即業務系統與財務系統的集成,那接口集成僅僅是個很小的方面,標準化改造、業務融合、數據融合才是真正的目標,所以,在塑造企業集團內部生態的業財融合過程中,融合型集成從效果、效率、質量、穩定性上來看都是集成首選,即便是與企業外部數據交互的系統,比如資金系統與外部銀行的交互,對于常用銀行,接口集成仍然是首選,安全性、數據質量和效率都有保障。那什么時候選擇RPA?應用領域也是非常廣泛,比如,與沒有系統接口的銀行數據進行對賬;獲取網銀上的匯票等數據或截圖;將excel數據填到系統的報表或者臺賬中;識別票據的信息進行自動填單;將系統的開票信息填入金稅系統進行自動開票和打印發票等等,只要是重復性的,內容變化不大的數據搬運工作,都是RPA的長項。

  二、標準化是RPA實施的基礎

  近年來,數字化浪潮席卷整個社會,市場環境也變得嚴苛,在企業管理提升的迫切需求下,數字化轉型和財務轉型都成為熱門話題。在企業集團的數字化轉型中,財務轉型是極為重要的一部分,影響著企業的戰略及運營,眾多企業集團紛紛通過財務共享建設開啟數字化轉型之路。“生態共享”是中國中鐵財務共享建設的模式,也是財務轉型的第一步,旨在通過基于標準化建設的業財融合,形成企業內部和外部的數字化生態,推動管理會計體系的建設。

  隨著業財融合型財務共享建設的推進,日常財務業務的標準化程度不斷提升,使得自動化技術有了孕育的土壤,制證自動化、報表自動化、關聯交易自動化、填單自動化等各類課題在中國中鐵不斷推陳出新。中鐵四局是中國中鐵企業信息化建設的先鋒企業之一,2016年作為試點建設單位率先開啟業財融合型財務共享的建設,并成功在企業集團內部形成了“業財資稅數字化生態圈”,近年來逐步進行業財深度融合的探索,RPA的課題就在這里孕育。

  三、RPA平臺的選擇

  中鐵四局自2018年7月開始,先后與普華永道和思源時代進行對接,討論RPA技術在實際工作中的應用場景。最終確定了與思源時代的合作,選擇由思源時代自主研發的機器人平臺(思源RPA平臺),以優化稅務應用方案為目標,研究機器人應用的第一個課題。

智能財務自動化的最后一公里

  思源云RPA平臺是國內自主研發、擁有自主知識產權的機器人流程自動化平臺:

  (1) 采用分布式可擴展架構,內置web動作引擎、桌面動作引擎、文檔動作引擎、數據引擎等,對多引擎進行集成整合,提供對多種瀏覽器、客戶端、office文檔的自動化操作;

  (2) 通過動作編譯引擎將動作流模型轉換為計算機指令,最終輸出編譯后的指令集進行運行,可極大提升機器人性能。

  (3) 利用容器技術實現對RPA平臺的虛擬化部署,無需安裝,可在云環境在線使用;

  (4) 安全可靠。完全模擬人工操作,不會影響操作的各業務系統本身的安全,同時,對運行的每條數據,都有對應的日志記錄,便于追蹤錯誤、異常;

  (5) 數據抓取無需接口。系統之間的數據抓取、傳輸與交互均可通過機器人完成,無需花費成本與精力來與各業務系統做接口;

  (6) 靈活、可配置。集成人工智能技術,實現用戶操作流程錄制、自動配置及智能化功能。

  四、以開票場景為例理解RPA對流程和工作量的優化

  機器人的實施,需要在標準化、信息化建設的基礎上,分析企業實際操作流程、場景,以及具體設計優化方案的細節。

  (一)原流程下增值稅開票業務的特點

  為了使機器人能夠全面完成開票崗的人工操作,在落地過程中對實際開票場景進行了細致、全面的調研。中國中鐵的增值稅發票開具業務,由業財共享平臺的稅務管理系統與金稅開票系統共同完成,課題組反復對增值稅開票業務進行分析:

  1、每個法人至少配備一個稅盤,一個開票專員,每個法人的多個項目部不定時申請開票,統一由開票專員發票開具;

  2、開票專員需要不斷查看是否有待開發票任務,并通過一系列操作開票,經常需要反復登錄兩個平臺,有時還需要切換賬號,過程繁瑣,浪費時間;

  3、實際開票場景中,經常需要短時間開具多張增值稅發票,開票人員可能需要拆分發票、糾正錯誤、逐張打印,打印過程中還要根據專普票需求反復多次放入空白增值稅發票,效率低、易出錯。

  開票崗的具體操作流程如下圖:

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  (二)RPA平臺對流程的優化

  根據實際開票場景特點,針對實際開票過程中流程較為繁瑣、自動化程度低的特點,進行了RPA優化設計:

  (1) 自動登錄。涉及到多個平臺的賬號登錄以及用戶賬號切換的情況,用戶只需初始化時輸入相關賬號密碼,機器人即可記錄并自動登錄;

  (2) 批量處理。用戶插入金稅盤,啟動開票機器人后,就會開始自動化工作。自動登入中國中鐵業財共享平臺,查看待開發票任務并推送金稅系統,自動登入金稅系統,查看發票開具管理的待辦任務,選擇待辦任務進行打印;

  (3) 批量打印。只需提前設置好增值稅發票針孔打印機的連打功能,配置兩臺打印機,分別打印增值稅普通發票和增值稅專用發票,機器人即可根據發票種類選用不同的打印機批量打印,無需反復的放置空白增值稅發票;

  (4) 自動推送運行記錄給稅務會計,稅務會計只需定期查看機器人運行狀況即可。

  優化后的操作流程如下圖(注,綠色部分已經完全由機器人取代):

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  五、機器人流程自動化的應用價值

  開票機器人正在中鐵四局進行推廣應用,極大地提高了開票效率和質量的同時,節約了開票專員崗位,而RPA課題組還在繼續研究流程優化,未來,RPA平臺還將在自動報稅、自動對賬等多種工作場景中進行廣泛的應用。

  在信息技術快速發展的今天,財務共享平臺均帶有智能化色彩,在財務共享平臺內部,自動化逐漸發展成熟,但在涉及企業內、外部信息生態的整體信息化架構中,自動化仍存在很多提升空間,RPA技術正是有效補充,讓自動化完成了最后一公里的路程。RPA技術在財務行業的應用,是解放生產力、幫助財務轉型的重要突破口,可以進一步釋放資源,推動財務轉型升級。(作者:北京思源時代科技有限公司   鄭騫   張瑞磊)

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